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Politique de confidentialité


Dernière mise à jour : 24 06 2021
1. Préambule
ACCOMPAGNEMENT PROMOTION INSERTION API PROVENCE (ci-après "API Provence") attache une grande importance à la protection et au respect de votre vie privée et vos données à caractère personnel (ci-après "Données à caractère personnel" ou "Données Personnelles").
API Provence s'engage à mettre en œuvre les mesures adéquates à la protection, la confidentialité et la sécurité des Données Personnelles conformément à la réglementation en vigueur en France et dans l'Union Européenne, en particulier au Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles UE 2016/679 du 27 avril 2016 et aux règles de droit national prises pour son application.
La présente " Politique de confidentialité " (ci-après la " Politique ") a pour objet d'informer toutes les personnes physiques concernées (ci-après désignées par " Vous " ou " Votre/Vos ") sur la manière dont API Provence collecte, utilise et divulgue Données Personnelles et sur les moyens dont Vous disposez pour exercer vos droits sur ces informations.
En conséquence, API Provence vous invite à lire attentivement la présente Politique pour connaître et comprendre les traitements relatifs aux Données Personnelles. Fort de son savoir-faire reconnu dans l'accompagnement des publics les plus fragilisés en leur apportant des réponses adaptées et cohérentes à la problématique du logement, API Provence décline ses services en différentes disciplines, chacun apportant une réponse personnalisée aux besoins du résident. En tout état de cause, nous nous engageons à respecter les deux (2) principes essentiels suivants :
1. l'individu reste maître de ses données à caractère personnel ;
2. les données sont traitées de manière transparente, confidentielle et sécurisée.

2. Identité du responsable de traitement
2.1. API Provence en tant que responsable de traitement
API Provence, Association déclarée au Répertoire National des Associations sous le numéro W061007380, dont le siège social est situé au 438, Boulevard Emmanuel Maurel 06140 VENCE, aura le statut de responsable de traitement pour les traitements relatifs aux services fournis via le site web "apiprovence.org" (ci-parès individuellement le "Site web") à savoir. Les traitements concernés sont
  • Gestion des cookies
  • Gestion des demandes d'informations via le formulaire de contact
  • Gestion des candidatures reçues via le formulaire du site web
  • Gestion des demandes d'attribution de logements étudiants

3. Coordonnées de notre délégué à la protection des données
Notre Délégué à la Protection des Données (ci-après " DPO ") est là pour répondre à toutes les demandes, y compris d'exercice de droits, relatives à vos données à caractère personnel.
Vous pouvez le joindre :
  • Soit par mail à l'adresse suivante : dpo@apiprovence.org
  • Soit par courrier : API Provence, ATTN DPO, 438, Boulevard Emmanuel Maurel 06140 VENCE.

4. Collecte & origine des données
Via le site web, API Provence collecte et traite des données à caractère personnel qui vous concernent. Ces données proviennent directement de vous-même.
Dans tous les cas, vous êtes informés des finalités pour lesquelles vos données sont collectées par nos soins via les différents formulaires de collecte de données en ligne ou bien encore via notre Politique des cookies.
Vos données à caractère personnel collectées par API Provence sont traitées conformément aux finalités prévues lors de la collecte, dans le respect du RGPD et des lignes directrices de la CNIL.

5. Finalités et bases légales des traitements
Vous trouverez ci-dessous les détails d'activités de traitement des informations qui vous concernent, notamment lorsque vous sollicitez des informations de notre organisme ou lorsque vous transmettez votre candidature pour un emploi publié sur la rubrique dédiée du site web.

5.1. Détails du traitement de cookies
Notre site web vous donne la possibilité de localiser nos établissements sur une carte et ce service est fourni par Google. Dans ce cadre, ce dernier est susceptible de collecter des données vous concernant via des cookies, notamment pour leurs propres finalités dont nous n'avons pas de contrôle. Néanmoins, la section "Politique en matière de cookies" de notre site vous permet de définir, selon vos préférences, l'utilisation des cookies. Comme certains des cookies utilisés par Google sont étroitement liés au code permettant l'utilisation de leur service de localisation sur carte, si vous refusez lesdits cookies, ce service risque de ne pas fonctionner à pleine capacité.

5.1.1. Base légale
Le traitement des données via cookies se base sur votre consentement.

5.2. Détails du traitement de gestion des fichiers client
La réalisation d'opérations relatives à la gestion des fichiers client couvre les objectifs suivants :
  • Analyse des profils
  • Demandes de prise en charge électronique
  • Diversification des actions marketing
  • Envoi de newsletter clients
  • Facturation des clients
  • Gestion de clientèle : fiche client, courriers et relances
  • Gestion des contrats
  • Gestion des demandes de droit d'accès, de rectification et d'opposition
  • Gestion des factures
  • Gestion des impayés/recouvrement et du contentieux
  • Gestion des paiements

5.2.1. Base légale
Ce traitement est nécessaire à l'exécution des prestations prévues dans le mandat conclu ou en cours de conclusion entre API Provence et vous-même.

5.3. Détails du traitement de recrutement
La réalisation d'opérations de recrutement à partir des candidatures collectées via le site web couvre les objectifs suivants :
  • Réception et enregistrement des candidatures
  • Gestion des procédures de recrutement
  • Réponses aux candidats à un emploi ou à un stage

5.3.1. Bases légales
Ce traitement est nécessaire pour la poursuite de notre intérêt légitime à gérer le processus de recrutement.

5.4. Détails du traitement de gestion des demandes " tout public "
La réalisation d'opérations relatives à la gestion des demandes " tout public " couvre les objectifs suivants :
  • Réponse aux demandes reçues par voie électronique
  • établissement de statistiques.

5.4.1. Base légale
Notre intérêt légitime à assurer le bon fonctionnement de la communication entre API Provence et vous-même.

5.5. Détails du traitement de gestion des demandes demandes d'attribution de logement (Public : Etudiant)
API Provence a mis en place un portail dématérialisé de demande de logement à destination du public "étudiants". Ce portail est accessible via la rubrique "Résidences Etudiants" du site web apiprovence.org. La réalisation d'opérations relatives à ce traitement couvre les objectifs suivants :
  • Réception des demandes dématérialisées avec les pièces justificatives
  • Intégration des demandes dématérialisés dans le processus d'attribution
  • Sélection des dossiers
  • Gestion du processus d'attribution de logement

5.5.1. Base légale
Le traitement des données pour la gestion des demandes d'attribution de logement est nécessaire pour établir une relation contractuelle avec vous et pour l'exécution de tout contrat, quelle que soit sa forme.

6. Données traitées
Le caractère obligatoire ou facultatif des données personnelles collectées et les éventuelles conséquences d'un défaut de réponse sont indiqués lors de leur collecte sur les formulaires associés. Vous pouvez consulter le détail des données à caractère personnel que nous sommes susceptibles d'avoir sur vous ci-après.
NB : le détail des informations fournies ci-après n'a pas vocation à être exhaustif et vise avant tout à vous informer sur les catégories de données que API Provence est susceptible de traiter.

6.1. Pour la gestion des cookies :
  • Informations électroniques (ex: adresses IP, MAC, historique des pages visitées etc,.)


6.2. Pour le recrutement :
  • Données relatives à votre identité : Nom de naissance, Nom d'usage ou d'époux(se), Prénom, Date de naissance, E-mail personnel, Adresse personnelle, Centres d'intérêt, Langue(s) parlée(s), Téléphone fixe privé, Téléphone mobile privé, Déclaration préalable à l'embauche, Sexe
  • Données relatives à votre vie professionnelle : Ancienneté dans l'emploi ou dans la profession actuelle, Situation professionnelle antérieure, Métier.
  • Données relatives à l'évaluation professionnelles : Parcours de formation, Parcours professionnel, Observations et souhaits formulés, Scolarité
  • Informations concernant la situation familiale

6.3. Pour la gestion la communication :
  • Données relatives à votre identité : Nom de naissance, Nom d'usage ou d'époux(se), Prénom, E-mail personnel
  • Informations transmises par la demande, notamment l'objet de la demande, le contenu du message et le cas échéant la pièce jointe.

6.4. Pour la gestion des demandes d'attribution de logement (Public : Etudiant)
  • Données relatives à l'identité : Civilité, Nom, Prénom, E-mail, Date de naissance, Lieu de naissance ( + pays si étranger), Nationalité, Téléphone portable, adresse actuelle, Adresse des parents, Numéro de téléphone de la personne à prévenir en cas d'urgence, Copie de carte d'identité ou passeport en cours de validité ou livret de famille, Copie de titre de séjour et/ou récépissé du titre de séjour en cours de validité
  • Données relatives à la vie professionnelle : dernière fiche de paie avec contrat de travail (ou promesse d'embauche)
  • Informations relatives à la situation familiale : Liens familiaux, nombre de
  • personnes vivant sur les revenus de parents
  • Informations relatives au mode de vie : Présence d'animaux (OUI/NON), Avez-vous un véhicule (OUI/NON), type de véhicule, marque de véhicule, modèle de véhicule, couleur de véhicule, Numéro d'immatriculation
  • Informations administratives : Statut "Etudiant", Déclaration des revenus aux impôts (OUI/NON), montants détaillés des revenus déclarés aux impôts en n-2 et en n-1,
  • Informations relatives au logement recherché : Besoin d'une place de parking en sous-sol (OUI/NON),
  • Informations relatives à la scolarité : Dernière classe fréquentée et l'année, Dernier diplôme obtenu, l'année et le lieu, Etudes envisagées pour la prochaine rentrée, Nom de l'école / Faculté /Université, Date de reprise des cours, copie de Carte d'étudiant ou de certificat de scolarité ou d'attestation d'inscription, convention de stage
  • Informations relatives aux ressources : activité professionnelle en parallèle des études (OUI/NON), type de contrat, Nom de l'employeur, Date de début et date de fin du contrat, Revenus moyens nets mensuels, existence d'aide financière parentale ou familiale (OUI/NON), Nature et montants d'autres ressources, Existence de cautionnaire (OUI/NON), Copie d'avis d'imposition (complet) N-1 sur revenus N-2
  • Informations relatives aux aides sociales : Existence de bourse pour l'année demandée (OUI/NON), nature de la bourse, Montant de la bourse, Mention sur la demande d'aide à la CAF des Alpes-Maritimes (OUI/NON)
  • Documents juridiques : attribution conditionnelle et/ou définitive de bourse, Attestation (en français ou anglais) justifiant des revenus annuels des parents

7. Destinataires de vos données
Dans la limite de leurs attributions respectives et pour les finalités rappelées à l'article 6, les principales personnes qui seront susceptibles d'avoir accès à vos données sont les suivantes :
  • selon les finalités poursuivies, le personnel habilité de nos services, notamment service d'attribution de logement, service ressources humaines, services administratif, juridique et informatique ;

Certaines catégories de sous-traitants ont accès aux données collectées :
  • Le prestataire de développement de site web.
  • Le fournisseur de cloud computing et de stockage.

Pour toute demande d'information complémentaire sur nos sous-traitants, vous pouvez adresser une demande d'information complémentaire à notre Délégué à la Protection des Données par mail à dpo@apiprovence.org.
Les autres organismes qui peuvent avoir accès à vos données sont :
  • S'il y a lieu, les juridictions concernées, médiateurs, experts-comptables, commissaires aux comptes, avocats, huissiers, sociétés de recouvrement de créances ;
  • Les tiers susceptibles de déposer des cookies sur vos terminaux (ordinateurs, tablettes, téléphones portables…) lorsque vous y consentez (Pour plus de détail, consultez notre Politique de cookies) ;

Vos données à caractère personnel ne sont ni communiquées, ni échangées, ni vendues ni louées sans votre consentement exprès préalable conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables.

8. Transfert de données hors union européenne
Dans certains cas, vos informations personnelles seront sauvegardées sur des serveurs situés en dehors de l'EEE. C'est notamment le cas lorsque nous transférons des informations à certains de nos partenaires, notamment à Google situés aux états-Unis via les cookies. Nous nous sommes rassurés que des clauses contractuelles types approuvées par la Commission de l'Union Européenne sont en place afin de contractualiser les obligations de sécurité et de mesures prévues par le RGPD, comme le prévoit dans son article 46. Vous pouvez demander à accéder aux documents assurant la présence de garanties appropriées en faisant la demande à notre Délégué à la Protection des Données par mail à dpo@apiprovence.org.

9. Durée de conservation des données
Nous conservons vos données uniquement le temps nécessaire pour les finalités poursuivies, telles que décrites à l'article 4 de la présente Politique.

9.1. Pour la gestion des cookies
Quand vous visitez notre site web www.apiprovence.org, les cookies et autres traceurs peuvent être déposés sur le terminal pour une durée maximale de 13 mois. Pour plus d'informations, merci de consulter l'article 10 et notre Politique de cookies.

9.2. Pour le recrutement
Les informations collectées via le formulaire de candidatures sont conservées jusqu'à la fin du processus du recrutement pour un poste.

9.3. Pour la gestion des demandes "tout public"
Les données utilisées dans le cadre de la gestion de la communication sont conservées jusqu'à 2 ans à partir de la dernière prise de contact.

9.4. Pour la gestion des demandes d'attribution de logement
Les données utilisées dans le cadre de la gestion d'attribution de logement sont conservées pendant le processus d'attribution. Les données relatives à l'identité, à la situation administrative et à la situation financière du demandeur peuvent être archivées 18 mois après la décision d'attribution afin de pouvoir justifier les décisions en cas d'un audit. Certaines de ces informations peuvent être reprises et conservées pendant la durée de séjour pour la gestion locative, et archivées 18 mois à partir du départ du résident.

10. Données de connexion et cookies
Nous faisons usage de services rendus par un tiers qui emploie des cookies. API Provence a mis en place un gestionnaire de cookies via la Politique des cookies afin de vous informer plus spécifiquement de leur utilisation. Si le navigateur le permet, vous pouvez également désactiver à tout moment ces cookies, en suivant la procédure indiquée par le navigateur. Cependant, API Provence vous informe qu'une telle désactivation peut avoir pour conséquence de ralentir et/ou perturber l'accès à certaines rubriques du site web.

11. Mineurs
Le Site web de l'API Provence n'est pas destiné aux mineurs. API Provence ne collecte pas volontairement des données à caractère personnel auprès de mineurs âgés de moins de 15 ans.

12. Sécurité
API Provence respecte le RGPD et la loi Informatique et Libertés en matière de sécurité et de confidentialité de vos données. Nous mettons en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires afin d'assurer la sécurité de nos traitements de données à caractère personnel et la confidentialité des données que nous collectons.
A ce titre, nous prenons toutes les précautions utiles, au regard de la nature des données et des risques présentés par les traitements pour en préserver la sécurité et, notamment, empêcher que les données soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès (protection physique des locaux, protocole https sécurisé, journalisation et traçabilité des connexions aux logiciels déployés en interne).

13. Droits des personnes
Conformément à la Loi Informatique et Libertés et au RGPD, vous disposez des droits suivants :

13.1. Droit d'information sur le traitement des Données Personnelles

API Provence s'engage à déployer ses meilleurs efforts pour délivrer une information concise, transparente et accessible sur les conditions de traitement des Données Personnelles des utilisateurs.
13.2. Droit d'accès aux Données Personnelles
Vous pouvez accéder à vos Données Personnelles faisant l'objet d'un traitement par API Provence et disposez du droit d'en recevoir une copie sous forme électronique (pour toute copie supplémentaire, API Provence sera en droit d'exiger le règlement de frais basés sur les coûts administratifs occasionnés).

13.3. Droit d'effacement (" droit à l'oubli ") et de rectification des Données Personnelles
Chaque utilisateur dispose du droit de demander l'effacement et/ou la rectification des Données Personnelles le concernant lorsque celles-ci sont erronées ou obsolètes. Il est précisé que API Provence pourra conserver certaines Données Personnelles lorsque la loi le lui imposera ou en cas de motif légitime. Il est possible que si vos données personnelles sont effacées à votre demande et avant l'expiration de la durée de conservation valide, cela puisse nous empêcher de vous fournir les services que vous attendez de nous.

13.4. Droit d'opposition
Vous pouvez vous opposer à tout moment pour des motifs légitimes à la réutilisation de vos Données Personnelles pour des traitements différents que ceux notifiés, sauf en cas d'exécution par API Provence de l'une de ses obligations légales.

13.5. Droit à la limitation des traitements des Données Personnelles
Vous disposez du droit de demander que les traitements effectués sur vos Données Personnelles soient limités à ce qui est nécessaire. Ce droit est applicable seulement :
  • si vous contestez l'exactitude de vos Données Personnelles ;
  • si vous pouvez établir que le traitement de vos Données Personnelles est illicite et demande une limitation de leur utilisation plutôt qu'un effacement ;
  • si API Provence n'a plus besoin de vos Données Personnelles mais que celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice ;
  • si vous vous opposez aux traitements fondés sur un intérêt légitime que nous poursuivons en tant que Responsable de traitement, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par nous prévalent sur les vôtres.


13.6. Droit de réclamation auprès d'une autorité de contrôle
Si vous estimez que les efforts mis en œuvre par API Provence pour préserver la confidentialité des Données Personnelles ne garantissent pas le respect de vos droits, vous avez la possibilité d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente (CNIL ou toute autre autorité mentionnée sur la liste disponible auprès de la Commission européenne).
Vous pouvez exercer vos droits par mail en vous adressant à notre délégué à la protection des données, sur son adresse mail dpo@apiprovence.org.

14. Modification de la Politique
API Provence se réserve le droit d'apporter, à tout moment, des modifications à la présente Politique afin de respecter les évolutions législatives et réglementaires et/ou d'améliorer celle-ci.
En cas de modification, une nouvelle version sera actualisée et mise en ligne avec la date de " Dernière mise à jour ".

15. Droit applicable
La présente Politique est soumise au droit français, en ce compris les dispositions applicables aux règles de droit international privé.

 

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